搬之前，先整理名單
直接把舊檔案搬過去，只會把舊問題一併帶走。花半小時整理，之後會省回很多時間。
- 刪除重複的人。 同一個人可能因為不同來源出現兩三次。先用電話或電郵排序，合併重複資料。
- 刪除不會再聯絡的人。 已經明確拒絕並表示不想再聯絡的人，不需要再放進新名單。
- 統一欄位寫法。 例如「認識來源」統一用「朋友介紹」「活動」「LinkedIn」等幾個固定寫法，日後才容易篩選。
- 確認每個人都有名字。 沒有名字的列，匯入時會出錯。
準備 CSV 檔案
以 Focus50 為例：
- 在 Focus50 下載 CSV 範本，範本已列出可以匯入的欄位，包括姓名、現職、電話、電郵和認識來源等。
- 把 Excel 的欄位對應到範本的欄位。姓名（name）是必填。
- 用「另存為」選擇 CSV UTF-8 格式，中文名才不會變成亂碼。
分批匯入
- 每批可以匯入 1 至 100 人，名單較長就分幾批。總名單沒有上限。
- 匯入前會先預覽前 10 筆資料，確認欄位沒有錯位才按「確認匯入」。
- 如果電話或電郵和現有紀錄相同，該筆資料會被略過，不會覆蓋原有紀錄。所以重複匯入同一批人也不會弄亂名單。
匯入後要做的 4 件事
- 抽查幾個人。 打開三五個紀錄，看看電話、現職和來源有沒有放錯欄位。
- 補回最近的面談重點。 Excel 裏最近幾次重要的面談，可以補記到對應的人，作為之後跟進的起點。
- 選出今年的重點人選。 名單搬好之後，從中選出最值得集中經營的人，而不是每個都同時跟。
- 設定下一次跟進日期。 至少為重點人選定好下一次聯絡的日子。
舊檔案怎樣處理
搬完之後，舊 Excel 不要再同時更新，否則兩邊資料很快就不一致。先保留一段時間作參考，確認新工具運作正常後，按團隊的資料處理規則妥善處理。