三種做法，各有適合的時候
大部分保險經理管理招募名單，都是用以下三種方法之一。沒有一種是永遠最好，視乎你的名單大小、團隊人數和你願意花多少時間設定。
方法一：Excel 或 Google Sheet
優點
- 人人都識用，不用學習。
- 可以隨意加欄位。
- 個人用、名單少的時候，很快上手。
限制
- 名單一長，很難看出下一步應該聯絡誰。
- 每次面談的細節要塞在一格裏面，越寫越亂。
- 團隊共用一個檔案，人人都能改動所有人的名單；分開檔案，主管又看不到進度。
- 沒有跟進日期提示，全靠自己記得打開檔案。
適合：剛開始招募、名單少於幾十人、只有自己一個人用。
（Excel 的常見問題，詳見〈用 Excel 管理招募名單的 5 個問題〉。）
方法二：通用 CRM 系統
優點
- 功能多，客戶、銷售、報表都可以放在一起。
- 有聯絡紀錄、階段和跟進日期。
- 團隊共用和權限設定較完整。
限制
- 為銷售而設，階段和欄位都圍繞「成交」，要自己改成招募用途。
- 設定和維護需要時間，常常要有一個人負責。
- 功能太多，同事未必肯用，最後又回到 Excel。
- 很少會幫你分辨「名單上誰最值得集中經營」。
適合：已經用開 CRM 管理客戶、團隊有人願意負責設定。
方法三：專用招募工具
優點
- 欄位、階段和評估一開始就為招募設計，不用自己改。
- 通常會幫你選出重點人選，而不只是一份長名單。
- 主管看到團隊進度的方式貼近招募管理。
限制
- 只管招募，客戶管理要另外處理。
- 要多用一個工具。
適合：招募是團隊重要工作、名單已經多到難以管理、主管想看清楚下線的招募進度。
一張表比較
- 上手難度：Excel／Google Sheet——最低；通用 CRM——中至高；專用招募工具——低至中
- 招募欄位：Excel／Google Sheet——要自己加；通用 CRM——要自己改；專用招募工具——預設
- 分出重點人選：Excel／Google Sheet——靠自己；通用 CRM——通常要自己設定；專用招募工具——通常內置
- 面談紀錄：Excel／Google Sheet——擠在儲存格；通用 CRM——有；專用招募工具——有
- 主管看下線進度：Excel／Google Sheet——難；通用 CRM——可以，要設定權限；專用招募工具——可以
- 同事離職交接：Excel／Google Sheet——容易遺失；通用 CRM——視乎設定；專用招募工具——視乎工具
6 條問題，幫你決定
- 你的招募名單有多少人？少於 30 人，Excel 可能已經夠用。
- 你每週會花多少時間在招募上？
- 你需要看到下線同事的進度嗎？
- 團隊裏有沒有人願意負責設定和維護系統？
- 你現在的客戶 CRM，同事真的有在用嗎？
- 你最大的問題是「找不到人」，還是「不知道先跟誰」？如果是後者，工具要幫你排優先次序，而不只是儲存名單。
先試，再決定
不論選擇哪一種，最好先用兩至三星期的真實名單試用。看看同事會不會每週打開、面談後會不會記錄、你會不會因此更清楚下一步。
Focus50 是專為保險招募而設的工具：名單無上限，每年聚焦 50 位重點人選，10 項評估排出跟進次序，主管可以看到下線進度，不同團隊的資料互相分隔。你可以先用示範工作台看看，或者用 14 日試用放入真實名單。