Excel 是很多人的第一個招募名單
剛開始招募時，用 Excel 或 Google Sheets 記錄名單很合理：免費、熟悉、隨時可以加一欄。但名單由幾十人增加到幾百人、團隊由一個人變成幾個人之後，問題就會慢慢出現。
問題 1：看不出下一步應該聯絡誰
試算表很擅長儲存資料，卻不會告訴你今天應該先跟誰。要靠人手排序、篩選，往往排完就沒有時間跟進。
問題 2：面談紀錄越寫越亂
一位準招募可能有十多次聯絡紀錄。全部塞在同一格，或者分散在不同分頁，過幾個月就很難看清整段關係的發展。
問題 3：跟進日期容易錯過
除非每天打開檔案逐行檢查，否則很容易漏掉應該跟進的人。關係一冷，之前的投入就白費。
問題 4：團隊共用時權限混亂
整個團隊共用一個檔案，人人都能看到、改動所有人的名單；分開檔案，主管又看不到下線的進度。同事離開時，名單和紀錄也可能一併帶走。
問題 5：準招募的個人資料不易保護
名單上有姓名、電話和私人背景。試算表很容易被複製、轉寄或留在個人電腦，增加資料外洩的風險。
甚麼時候應該改用招募管理工具
如果你有以下其中兩項，就值得考慮：
- 沒有一份完整的名單，全靠腦袋記
- 名單超過 100 人
- 每週不肯定應該先跟誰
- 試過因為忘記跟進而錯失人選
- 團隊有兩個或以上成員一起招募
- 主管需要看到同事的招募進度
Focus50 的做法
Focus50 是為保險招募而設的工作台：名單無上限，但每年聚焦 50 位重點人選；10 項評估排出跟進優先次序；每次面談的紀錄和下一次跟進日期集中管理；主管可以看到下線進度，同事各自管理自己的準招募；不同團隊的資料互相分隔。
已經有 Excel 名單？可以下載範本，匯入 CSV，每批最多 100 人，匯入前會預覽並提示重複資料。