共用名單常見的三個問題
- 人人都改得到。 一個共用 Excel，任何人都可以改動或刪除別人的準招募。
- 主管看不到進度。 每個人各自記錄，主管要逐個問才知道團隊的狀況。
- 同事一走，紀錄就斷。 名單和面談紀錄放在個人電話或檔案裏，同事離開時一併帶走。
先分清楚三種角色
- 招募成員：主要工作——經營自己的準招募；應該看到——自己負責的名單和紀錄
- 主管：主要工作——帶領下線、跟進團隊招募；應該看到——自己的名單，加上所有下線（包括下線的下線）的招募進度
- 團隊管理者：主要工作——管理成員、方案和權限；應該看到——整個團隊的名單和進度
重點是：每位準招募要有一個清楚的負責人。 主管看得到進度，但日常跟進由負責的同事做，避免同一個人被兩位同事同時聯絡。
定權限前，要講清楚的 5 件事
- 準招募屬於誰負責？ 由誰介紹、誰第一次接觸，就由誰負責，還是另有安排？
- 主管甚麼時候會介入？ 例如第二次見面、準招募想認識團隊時。
- 團隊會議看甚麼？ 看重點人選的進度，而不是逐個讀名單。
- 同事離開或轉組時怎樣交接？ 由主管決定移交給誰，跟進紀錄一併轉移。
- 個人資料怎樣處理？ 只記錄招募需要的資料，私人或敏感資料不應該隨便放入共用名單。
交接的做法
同事離開時，最怕準招募突然沒有人跟。比較好的做法是：
- 主管先看一次該同事負責的重點人選和最近的面談紀錄。
- 按關係和地區，把準招募分配給合適的同事。
- 接手的同事先看完過往紀錄，再以自然的方式重新聯絡，例如交代原本的同事已轉換崗位，由自己繼續跟進。
Focus50 的團隊設定
Focus50 有三種角色：團隊管理者、主管和招募成員。主管可以看到下線同事的招募進度；同事各自管理自己的準招募；同事變動時，主管可以移交候選人，跟進紀錄不會遺失；不同團隊的工作區資料互相分隔。Team 方案支援 5 人，Business 方案支援 15 人。